ROZHODNUTIA POD TLAKOM

Na prvý pohľad to vyzerá, že eventák robí rýchle rozhodnutia „od brucha“. Že improvizuje. Že reaguje na chaos.

Ale on jediný vie, že improvizácia je až posledná možnosť, keď už horí všetko okolo. A že ak chce prežiť, musí mať systém. Buď ho má premakaný – alebo sa to na evente veľmi rýchlo ukáže.

A teraz úprimne: Evenťák nie je superhrdina (prepáčte, že to poviem takto). K rýchlym rozhodnutiam ho jednoducho donúti eventový svet.

Eventový svet je miesto, kde čas neexistuje

Bežný človek má na rozhodnutie minúty, hodiny, niekedy dni.

Evenťák má:

• 10 sekúnd,

• 5 možností,

• 3 riziká,

• 0 času.

A jeho rozhodnutie ovplyvní program, techniku, klienta, atmosféru a vlastne celý event. Takéto rozhodnutia už nie sú improvizácia. To je stratégia.

Čo sa deje v hlave evenťáka, keď musí rozhodnúť hneď

V priebehu sekúnd si položí tri otázky:

1. Čo sa stane, ak to urobím?

2. Čo sa stane, ak to neurobím?

3. Koho to ovplyvní?

A podľa toho musí zvoliť to najlepšie riešenie v extrémne krátkom čase.

Nie je to intuícia. Je to zrýchlené rozhodovanie, ktoré sa naučil praxou. A áno – dá sa to naučiť. Ale nie každý to zvládne.

Príbeh z praxe (áno, stal sa)

Ozvučoval som raz jednoduchý event, kde sa dohromady nič nedialo a vlastne ani nebolo čo pokaziť. Ale agentúra tam poslala mladú dievčinu – bola to jej prvá akcia, bola úplne sama, bez podpory. Bola v takom strese, že nedokázala odkomunikovať ani základné veci. Pochopil som, že jediné riešenie je urobiť všetko sám a nezaťažovať ju ešte viac. Nemám jej to za zlé. Niekto to zvláda lepšie, niekto horšie. Neviem ako to s ňou dopadlo ďalej. Možno je z nej dnes skvelá organizátorka a možno sa už v tomto segmente nepohybuje. Nie je to pre každého. A to je v poriadku.

Prečo evenťák robí rýchle rozhodnutia lepšie ako bežný človek?

Predvída:

Správny evenťák a hlavne skúsený vie veľmi dobre, čo všetko sa môže stať. Nejde teda o to, že by bol na stres zvyknutý a preto sa rozhodoval nejako lepšie. Ale ide skôr o to, že dokáže predvídať. Vďaka tomu už ráno vie, čo sa môže pokaziť.

Má v hlave pripravené scenáre:

V hlave má pripravené riešenia, ktoré vytiahne, keď treba.

Má prehľad – Mikro-analýzu

Vie odhadnúť dopad rozhodnutia na celý event.

Zodpovedá za celok:

Pri rozhodovaní si premietne celý event a nie len svoju časť.

Pozná chaos:

Pozná vzorce, ktoré sa v chaose vždy opakujú. Preto sa vie rozhodnúť lepšie ako ktokoľvek iný. A vie to urobiť rýchlo a správne.

Ako robiť rozhodnutia rýchlo a správne - (praktické riešenia)

Riešenie číslo 1: 3 sekundová metóda

Keď je málo času, položte si len jednu otázku. „Čo môžem urobiť, aby to malo čo najmenší dopad na celý event?“

Riešenie číslo 2: Pripravte si dopredu Rozhodovací filter

Pred eventom si stanovte:

• čo rieši evenťák,

• čo rieši technik,

• čo rieši catering,

• čo rieši klient.

Toto je pomerne jednoduché, ale je to presne ten druh práce, ktorý treba mať pripravený dopredu. Myslím, že vypracovať si to raz a používať to zakaždým keď príde problémová situácia je v tej chvíli na nezaplatenie. Človek už nemusí rozmýšľať. Iba postupuje podľa plánu, ktorý si dopredu pripravil.

A tu je dôležitá vec:

Musíte sa ale vedieť spoľahnúť na svojich dodávateľov. Lebo v kritickej chvíli vám zadok nezachráni „Janko z Lieskového, čo má lacné repráky“. Ale profesionál. Preto je extrémne dôležité, s kým budete spolupracovať.

Riešenie číslo 3: pravidlo najmenšieho zla

Niekedy sú všetky možnosti zlé. Vtedy vyberte tú, ktorá:

• posunie program najmenej,

• zaťaží tím najmenej,

• vyvolá najmenej emócií u klienta.

Riešenie číslo 4: Komunikácia bez diskusie

Ja viem že celú dobu hovorím o tom že s ľuďmi treba komunikovať a mať všetko vyjasnené. Pokiaľ ale nastane kritická situácia, v tej chvíli sa musíte prejaviť veľmi dominantne a nepýtať sa „Čo si o tom myslíte?“ V tej chvíli je z vás človek, ktorý o všetkom rozhoduje.

Ten ktorý povie. „Urobíme to takto“ a nediskutuje. Ale pozor. Toto je extrémne zodpovedné. Tím musí cítiť, že viete, čo robíte. Ak áno – podporia vás. Ak nie – profesionáli vás obídu, aby zachovali bezpečnosť.

Posledné 5 riešenie: Predvídanie problémov

Všetci máme radi, keď všetko ide hladko a nemusíme nič riešiť. Ako toho dosiahnuť? Ak už niečo nastane, pomôže týchto pár vecí:

• ranný briefing,

• zrozumiteľne stanovené úlohy,

• jasné hranice,

• jasné rozhodovacie právomoci.

Záver

Väčšina bežných ľudí by sa pri takýchto rýchlych rozhodnutiach zosypala. Skúsený evenťák ich robí tak dobre, že si to nikto ani nevšimne.

A to je na tom to najkrajšie aj najťažšie.

Zapamätaj si!

Keď príde kritická chvíľa, nerozhoduje odvaha. Rozhoduje systém, pokoj a to, či máš okolo seba profesionálov.